Denetim Ve Belgelendirme Prosedürü Nedir ? Nasıldır ?

Denetim Ve Belgelendirme Prosedürü Nedir ? Nasıldır ?


İmalatçı bu standarda göre yapılan sertifikasyon altında gıda ürünleri için onay alacak ise, aşağıdakileri yapmak zorundadır:


Genel Proses:


1. Sertifikasyon işlemlerinin başlatılması ve yürütülmesi için imalatçı, başvuru ve tüm süreç aşamaları için kendisinden talepte bulunulan tüm bilgi ve belgeleri sağlamalıdır.


2. ISQ, düzeltici/önleyici faaliyetler de dâhil olmak üzere sertifikasyon işlemleriyle ilgili sağlanan bilgi ve belgelerin eksik olması ve olumsuzlukların bulunması halinde bu durum imalatçıya bildirilir.


3. İmalatçı, ISQ tarafından belirlenen süre içerisinde eksikliklerin giderilmesini sağlamalıdır.


4. Ücretler, teklifte belirlenen miktarlarda ve belirlenen zamanda ödenir. Teklifte belirtilen zamanda ödeme yapılmaması halinde sertifika belgeleri düzenlenmez. Ayrıca gerçekleştirilebilecek ek kontrol ücretlerinin ödenmemesi durumunda da düzenlenmiş sertifikalar, askıya alınır veya ISQ’ e iadesi sağlanır. Sertifika iadesi sağlamayan imalatçı ISQ tarafından açılacak tazminat davası hükümlerini kabul etmiş sayılır.


5. İmalatçı, ISQ tarafından teklifte ve kontrol programında belirtilen sürelerde gerekli kontrollerin gerçekleştirilmesine imkân sağlamalıdır.


Belgelendirme Başvuruları Ve Sözleşme Prosesi:

1. İmalatçı talebini ISQ’ ya iletir. İmalatçı tarafından ISQ başvuru formu temin edilememiş ise, ISQ imalatçıya başvuru formunu gönderir.


2. Başvuru formu doldurularak, gerekli bilgilerle(Doğal Ürün İçerik Bilgi Formu) birlikte ISQ’ ya gönderilir.


3. ISQ tarafından, başvuru formundaki doldurulanlar dikkate alınarak fiyat teklifi sunulur, fiyat teklifinin kabulü halinde sözleşme hazırlanarak müşteriye gönderilir. İmalatçı tarafından, sözleşme ve fiyat teklifi onaylanarak ek istenen belgelerle birlikte ISQ’ ya gönderilir.


4. Sözleşmenin ISQ yetkilileri tarafından da incelenmesi ve onaylanmasını müteakip bir nüshası ile diğer belgeler imalatçıya gönderilir.


5. ISQ tarafından imalatçı için bir dosya açılır ve müsteri numarası verilir.


6. ISQ’ nun belgelendirme faaliyeti yalnızca imalatçının kontrolü altında bulunan ve başvuru formunda yer alan ürün ve hizmetlerle ilgili işlemleri kapsamaktadır.


Başvuru Belgelerinin Değerlendirilmesi İçin Talep Edilen Doküman Ve Bilgiler Prosesi:

1. İmalatçının resmi evrakları (İşletme Kayıt/Onay Belgesi, Ticaret Sicil Gazetesi, Vergi Levhası, İmza Sirküsü, SGK Dökümü, Üretim Özel İzin, Ruhsat, Rapor vb.) ve tanımlayıcı bilgileri


2. Doğal Ürün içerik Bilgi Formu (İmalatçı Sorumlu Teknik Yöneticisi tarafından onaylanarak hazırlanmış olan)


Kontrol/Denetim Programı Prosesi


1. ISQ, mevcut dokümanları inceleyerek izlenecek faaliyetlerin tarihleri için en uygun belirlemeyi yapacaktır.


2. Gerekli ücretin ISQ’ ya ödenmesi ve dokümantasyonların değerlendirmesini müteakip, herhangi bir eksiklik söz konusu değilse, imalatçının faaliyetleriyle ilgili ilk kontroller için ziyaretler yapılabilecektir.


3. Kontrol tarihleri ISQ tarafından haberli ya da habersiz olma durumuna göre imalatçı ile iletişime geçilerek belirlenir. Habersiz kontrollerde en fazla 48 saat öncesinde kontrol planı konusunda bilgi verilir. 48 saatten daha uzun süre öncesinde yapılan kontrol planları haberli kontrol kapsamında değerlendirilir.


4. ISQ, Doğal Ürün Standardı ISQ-NAP 1 Standardı kapsamında yılda en az bir defa kontrol ziyaretinde bulunur. Yıllık kontrol ziyaretlerinin en az % 10’u habersiz yapılabilir.


5. Kontrolde, imalatçı faaliyetlerinin, ISQ-NAP 1Standardı ve Logo/Marka/Etiket kullanım hükümlerine uygunluğunun kontrolü yapılacaktır.


6. ISQ tarafından, kullanılmaması gereken maddelerin kullanıldığından şüphelenildiğinde numune alımı yapılır ve numune analizleri, EN 17025’e uygun olarak hizmet veren ISQ tarafından onaylanmış lisanslı bir Gıda Kontrol Analiz Laboratuvarlına yaptırılır.


7. Saha kontrolünde imalatçının şu hususları yerine getirmesi beklenmektedir:


7.1 Kontrolörlere, üretim veya proses işlemlerinin ISQ-NAP-1 çerçevesinde yapıldığı sonucuna varmaları için yeterli bilgiyi sağlamak,


7.2 Kontrolörlerin sertifikasyon programıyla ilgili üretim sistemlerinin kurulduğunu ve yürütüldüğünü doğrulayabilmesi için tesislere, personele ve kayıtlara rahatça erişebilmesini sağlamak,


7.3 Üretimle ilgili her türlü uygun olmayan bir durumun çözümlenmesinde gerekli işbirliğine hazır olmak.


8. Kontrol İçerik ve Detayları


8.1 Ön Denetim:


8.1.1 ISQ, ön denetimin doğru ve standart bir şekilde uygulanmasını sağlar. Ön denetimin yaptırılması müşterinin tercih ve talebine bağlı olup, zorunlu değildir. İmalatçı büyüklüğü/talebi/mevcut durumu dikkate alınarak karşılıklı olarak belirlenir.


8.1.2 Ön denetim sonucunun olumlu olması hiçbir şekilde belgelendirme denetiminin olumlu olacağı anlamına gelmez. Müşteri imalatçı bu yönde bir talepte bulunamaz. Ön denetim 1 günden fazla yapılamaz.


8.1.3 Ön denetim sonrasında müşteri istediği taktirde denetim raporu yazılabilir. Ön denetim için, denetim gününe göre ücret talep edilir. Ön denetim günlük bedeli, normal denetim günlük bedeli ile aynı olabilir.


8.1.4 Ön denetimde müşteri talebine göre standardın belli maddelerine daha fazla süre ayrılabilir, gerekirse bazı maddeler denetim dışı bırakılabilir ve bir tane baş denetçi ile gerçekleştirilmesi tercih edilir. Bazı durumlarda teknik uzman da denetime katılmalıdır.


8.2 Belgelendirme Denetimi:


8.2.1 Eğer başvuran kuruluş tarafından belgelendirme denetimi talep edilmişse, doldurduğu Başvuru Formu’na göre; “ISQ-Denetim Teklifi / Sözleşmesi” doldurulur. (sadece belgelendirme, yeniden belgelendirme denetimi). Müşteri Denetim teklifi / sözleşmesini onayladığında sözleşme yerine geçer. Sözleşmenin geçerliliğin kabulü için müşteri aşağıda belirtilen dokümanların, belgelerin ve bilgilerin doğrulayıcı kayıtları, sözleşme yerine geçen “Denetim Teklifi / Sözleşmesi” formu ile sözleşmeyi etkileyebilecek kayıtları göndermekle yükümlüdür. (imalatçının organizasyonunda, yerleşiminde, kapsamında oluşacak değişikliklere göre ISQ sözleşmeyi revize etme hakkına sahiptir.) İmalatçı tarafından istendiğinde, denetim ekibi üyelerinin özgeçmişleri imalatçıya gönderilir.


8.2.2 İmalatçı denetim ekibi üyelerine itiraz etme hakkına sahiptir. Eğer objektif delillere dayanarak denetim ekibi üyelerine bir itiraz varsa yeni denetim ekibi görevlendirilir.


8.2.3 Denetim teklifi ve denetim ekibi “Ücretlendirme Rehberi ve Lisanslı Denetçi Listesi” ne göre oluşturulur.


8.2.4 Denetim öncesinde baş denetçi ve denetim ekibi üyeleri dokümantasyonu inceler ve denetim esnasında yapılması gerekenleri tespit ederler. Eğer teknik anlamda dokümanlar incelemeye alınacaksa teknik kapsamda tecrübeli bir denetçi denetim öncesinde dokümanları incelemeye alır.


8.2.5 Başvuran imalatçılar ISQ-NAP 1 Standardı kriterlerini yeterli kayıt oluşacak şekilde işletmek durumundadır.


8.2.6 Birden fazla yerde hizmet veren kuruluşlar için aynı şekilde yeni kontroller yapılır. Özel ve ayrı hesaplamalara tabi tutulmaz.


8.2.7 İmalatçının denetim teklifini kabulünden sonra, Kalite Yönetim temsilcisi denetime uygun olan denetim ekibini belirler. “Denetim ekibi atama formu ” ile ataması yapılan personel, denetimden önce imalatçıya bilgilendirilir.


8.2.8 Saha denetimi aşağıdakiler için yapılır: Saha denetimin amacı, müşterinin ISQ-NAP 1 Standart kriterlerinin yeterliliğinin gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesidir. Kontroller müşterinin adresinde uygulanır.


Saha Kontrol/Denetim aşağıdaki yer alan maddeleri içerir;


a) Kabul edilecek tüm bilgi ve kanıtların ISQ-NAP 1 Standardı’ na ve Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi’ ne uygun dokümanlara uygun şekilde olması,


b) Teknik Dosyanın uygunluğu,


c) Gıda yönetim sistemi ve performansının yasal sorumluluğa uyması,


d) İmalatçı proseslerinin operasyonel kontrolü,


e) İç denetim ve yönetim yeniden gözden geçirilmesi,


f) Doğal gıda ve doğal üretim politikası uygunluğu ve politika için yönetim sorumlulukları,


g) Kural gereklilikleri, politika, diğer uygulanabilir yasal gereklilikler, sorumluluklar, personel faaliyetlerinin yetkinliği, prosedürler, performans bilgileri, iç denetim bulguları ve sonuçlar.


8.2.9 Denetim ekibi, belgelendirme için başvuran imalatçının Saha denetiminde dokümanlarını gözden geçirir. EN ISO 19011 ve ISQ-NAP 1 standardına göre denetim gerçekleştirilir. Denetim esnasında açılış ve kapanış toplantıları “Açılış Kapanış Toplantı Formu ” ile kayıt altına alınır. Açılış ve Kapanış toplantılarında Açılış Toplantısı Gündem Maddeleri ve Kapanış Toplantısı Gündem Maddeleri formlarındaki kriterlere dikkat edilir.


8.2.10 Denetim esnasında denetçiler objektif delilleri toplayarak “Denetim Kontrol Formu ve Raporu” tam olarak doldururlar.


8.2.11 Denetim esnasında tespit edilen uygunsuzluklar “Uygunsuzluk Formu” na kaydedilir. Kapanış toplantısı ile beraber hazırlanan “Uygunsuzluk Formları” imalatçıya verilir ve karşılıklı imzalanır.


8.3 Gözetim (Takip) Denetimi;


8.3.1 Gözetim denetimleri için belgelendirme denetimi için ayrılan sürenin yaklaşık 1/3’ü ayrılır.


8.3.2 ISQ-NAP 1 denetimlerinde 3 yıllık denetim periyodunda gerçekleştirilecek 2 gözetim denetiminde standardın maddeleri yapılacak bu 2 ara denetime bölüştürülür. Ancak her 2 gözetim denetiminde de Teknik Dosya, Kritik Tedarikçiler ve Hijyen Sanitasyon Programları zorunlu olarak incelenir.


8.4 Yeniden Belgelendirme Denetimi;


8.4.1 Belge yenileme denetimi, belgenin geçerlilik süresi (3 yıl) sona erdiğinde imalatçıları yeniden belgelendirmek için yapılan denetimlerdir.


8.4.2 Belge geçerlilik süresi bitimine en az 3 ay kala imalatçılarla irtibata geçilir ve imalatçıdan cevap istenir. İmalatçı cevap vermez ya da belge devamını talep etmez ise, belge geçerlilik süresi sonunda belge geçerliliğini kaybeder.


8.4.3 İmalatçı belge geçerlilik süresi bitiminden sonra tekrar belgelendirilmek isterse başvuru yeniden belgelendirme olarak değil, ilk belgelendirme(fiyat avantajı ortadan kalkar) olarak ele alınır.


8.5 Uygunsuzluk Sınıfları; Majör (Büyük Uygunsuzluk) : ISQ-NAP1 Standardının bir veya daha fazla maddesinin tamamen eksikliği durumlarıdır. Minör (Küçük Uygunsuzluk) : ISQ-NAP 1 Standardını doğrudan etkilemeyen uygunsuzluklardır.


8.6 İmalatçı denetimden sonra yapacağı düzeltici faaliyetleri kendisine bırakılan“Uygunsuzluk Formlarına” na yazarak gönderir. İmalatçı sertifikanın geçerliliğini tehlikeye atmayacak bir planlama yaparak uygunsuzluklar için yapılan faaliyetleri denetimin baş denetçisine ve ISQ’ ya bildirmek durumundadır. Uygunsuzluklar müşteri ile karşılıklı belirlenen süre (max. 3 ay) içinde kapatılmalıdır. Bu süre içinde uygunsuzluklar kapatılmazsa imalatçının belgelendirme süreci iptal edilir. Ödeme iadesi yapılmaz.


8.7 Baş denetçi aşağıdaki durumlar karşısında takip denetimine karar verebilir. − Düzeltici faaliyetleri yerinde görmek için, − Denetimin önemli derecede uygunsuzluklar içermesi durumunda (Majör-Büyük uygunsuzluk durumu). Takip denetimlerin değerlendirilmesi baş denetçi tarafından yerinde yapılmakta ve karar Belgelendirme Komitesi tarafından verilmektedir.


8.8 Takip denetimi belgelendirme denetime katılan baş denetçi tarafından yapılır. Denetim teklifi yine belgelendirme denetimi gibi planlanır ve yapılır.


8.9 Belgelendirme Kararı;


8.9.1 Denetimler gerçekleştikten sonra uygunsuzluk tespit edilmemişse veya tespit edilen uygunsuzlukların kapatıldığı baş denetçi tarafından güvence altına alınmışsa, Baş denetçi denetim raporunu hazırlar ve diğer ilgili dokümanlarla birlikte Belgelendirme Komitesine belgenin verilmesi/devam etmesi yönünde teklifte bulunur. ISQ, gözetim denetimi veya yeniden belgelendirme kararlarınakatılan kişilerin tetkikleri yapanlardan farklı olmalarını sağlar. Belgelendirme Komitesine sunulması gereken asgari dokümantasyon: - Denetim Planı - Katılımcı Listesi (isteğe bağlı olarak) - Denetim Kontrol Formu ve Raporu


8.9.2 Bir imalatçının belgelendirme, yeniden belgelendirme, gözetim, takip, kapsam değişikliği/adres değişikliği vb. denetiminden dokümanların yüklenmesini takip eden en geç 15 gün içinde Belgelendirme Komitesi üyeleri belgelendirme veya belgenin devamı/askıya alma veya iptal konusunda karar vermelidir. Belgelendirme kararını verenlerin denetime katılanlardan farklı olması garanti altına alınır. Komite Üyesi ISQ-NAP 1 Standardı Lisanslı Denetçi kriterlerini sağlayan kişilerden seçilir. Denetlenen imalatçı ve ilgili dokümanlar Belgelendirme kararı verilen imalatçılara ISQ-NAP 1 Naturel Ürün Sertifikası (Gıdalar için) düzenlenir.


8.9.3 Belgelendirme denetimi tarihinden en geç 1 yıl içinde en az bir kez imalatçıya gözetim denetimi düzenlenir.