ISO 9001 Belgesi Nasıl Alınır? Belge Alım Rehberi

Blog - 08 OCAK'20

ISO 9001 Belgesi Nasıl Alınır? Belge Alım Rehberi

Hasan Şahap

Kuruluşlar, sürekli olarak istedikleri sonuçları elde etmek için kullandıkları metot, uygulama ve yönetim sistemlerini tanımlamak için kalite yönetim sistemini tercih edebilirler. ISO 9001 standart yönetim sistemi, kalite amaçlarınıza ulaşma şeklinizi yönlendiren süreçler, kaynaklar, belgeler, planlama ve daha fazla ihtiyaç duyulan uygulamaları içeren bir sistem modelidir.


ISO 9001 Belgesi Nasıl Alınır ?


“Kalite yönetim sistemini tescillemek isteyen her kuruluş iso 9001 belgesi alabilir”. ISO 9001 Belgesi/Sertifikası almak, müşterilere zaman ve kaliteyi yeniden sunmak için gerekenleri yerine getirdiğiniz anlamı taşır. Belge almanın ne demek olduğu, sertifikasyonun yararları ve kuruluşunuzun sertifikasyon sürecine nasıl gidebileceği hakkında daha fazla bilgi için bu yazımızı okumaya devam edin.


ISO 9001 Nedir ?


ISO 9001 Nedir ?


ISO 9001, kalite yönetim sistemi yapısı için rehberlik veren ISO tarafından yayınlanmış uluslararası bir standarttır”.


Herhangi bir sektördeki ve herhangi bir büyüklükteki bir işletme için alınıp uygulanabilir. ISO, dünya genelinde kalite yönetim sistemi için resmi standart organıdır. ISO verilerine göre göre, dünya genelinde 1.000.000'den fazla ISO 9001 belgesi verilmiştir. Bu da demek oluyor ki 1 milyondan fazla kuruluş bu belge ve yönetim sistemine sahiptir.


Ürün ve hizmetlerinin düzenli olarak müşteri gereksinimlerini karşılamasını sağlamak için bu standart oluşturulmuştur.


ISO'ya göre, ISO 9001:2015 güncel versiyonu, müşteri odaklılık, liderlik, üst yönetim ve çalışanların katılımı, süreç ve risk yönetimi ve sürekli iyileştirme gibi çeşitli ana ilkelere ağırlık vermektedir.


ISO 9001 Belgesi Neden Önemlidir?


Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Önemi


Bir kuruluşunuz var ve yönetiyorsanız neden ISO 9001 sertifikasını almanızın önemli olduğunu merak edebilirsiniz.


Ancak, yer aldığınız sektörde, iş amaç ve hedeflerinize bağlı olarak, faaliyet göstermeniz için bu sertifika gerekli bir ihtiyaç halini alabilir. Başlangıçta, bazı endüstrilerde, bir ürün satmak için ISO 9001 talep edilebilir.


Bu talebin en yoğun yaşandığı sektörler; kamu, enerji, gıda, metal, makine, hizmet ve inşaattır.


ISO 9001 Belgesinin Faydaları Nelerdir?


Faaliyet göstermek için sektörünüzde bu belge gerekmese bile, birçok şirket bir iso belgesine sahip olmanın avantajlarından yararlandığından dolayı ISO 9001 sertifikanızı almanız sizin için bir avantaj olabilir.


Bazı önemli faydaları aşağıda kısa açıklamaları ile verilmiştir;


• Daha verimli ve uygun maliyetli uygulama faaliyetleri:


ISO 9001 kalite sistemi, bir şirketin mümkün olan en iyi iş ve yönetim uygulamalarını, en güncel teknoloji ve en verimli süreçlerle kullanması için tasarlanmıştır. Bu yapı da mümkün olan en iyi çıktı için gereken en az miktarda para ve çalışma süreçlerinizi geliştirirken maliyetleri de düşürmenizi sağlar.


• Denetimlere Uyum Sağlama:


Denetim olgusu biraz stres ve korku anlamına gelebilir, ancak kuruluşunuza gerçekten katma değer yaratabilir. ISO 9001 belgesi, kuruluşunuzun ISQ gibi üçüncü bir taraf denetim otoritesi tarafından denetlenmesini gerektirir. Bu üçüncü taraf denetim yapısı, kuruluşunuzun mümkün olduğunca iyi çalışmasını sağlatır ve sonuçta işleri doğru yaptığınızı tescil ve teyit eder. Alternatif olarak, eğer sertifikasyon kuruluşu iyileştirme için fırsatlar veya ihtiyaçlar tespit ederse, bu bağlamda kuruluşunuzu ve/veya sürecinizi nasıl geliştireceğinizi söyleyebilir. Yapılan bildirim ya da tespitin kuruluşunuzca uygulanması da işlemlerinizi daha iyi hale getirebilir, itibarınızı ve kazancınızı artırabilir.


• Müşteriyi Etkileme:


ISO 9001 belgeli firmalar, müşterilere pazarlama ve tanıtım materyallerinde kullanarak etkileme sağlayabilir. Bu bildirim, güvenilirliklerini artırır ve onlara belgesi olmayan rakipleri karşısında rekabet üstünlüğü kazandırır.


ISO Belgesi Nereden Alınır? ISO 9001 Belgesi Veren Kuruluşlar


ISO 9001 belgesini almak için, işletmeler ISQ gibi akredite ve bağımsız bir üçüncü taraf kuruluş tarafından denetlenir. Belgeyi veren kuruluşlara üçüncü taraf sertifikasyon kuruluşu denir. Bir işletmenin uygunluk değerlendirmesinde ve ISO 9001'in tüm gereksinimlerini karşıladığından emin olmada uzman organizasyonlardır.


Belgelendirme kuruluşları sadece bağımsız olarak faaliyet göstermez ve aynı zamanda bir akreditasyon kurumu tarafından da akreditasyon altyapısını gerçekleştirmek içinde denetimlere tabi olurlar. Akreditasyon kuruluşları, kâr amacı gütmeyen bir uluslararası organizasyondur ve yönetim kurullarınca ve üst otorite organizasyon IAF tarafından denetlenmektedir.


ISO 9001 Belgesi Veren Firmalar ve ISO 9001 Belgesi alan kuruluşların listesine nasıl ulaşırız?


Kuruluşunuzun ISO 9001 belgesi almaya hazır olduğunu düşünüyorsanız, ISQ gibi bir sertifikasyon kuruluşu ile iletişim kurmalısınız. Konumu, deneyimi, ödeme seçenekleri veya güvenilirlik konusundaki itibarına dayalı bir sertifika kuruluşu için, Türkiye’ nin en büyük belgelendirme markalarından olan ISQ’ yu seçebilirsiniz.


Kalite Yönetim Sistemi Faydaları


Dünyadaki belgelendirme Kuruluşları listesine de IAF web sitesinde yer alan akreditasyon kurumlarının kendi web sitesinde yayınladıkları akredite belgelendirme kuruluşları listesine ulaşabilirsiniz.


Ayrıca ISO 9001 Belgeli firmalar listesine de belgeyi veren kuruluşla iletişime geçerek ya da sitesinde yer verdiği sorgulama bölümünden ulaşabilirsiniz.


ISO 9001 Belgesi’ ni Nasıl Alabilirim?


ISO 9001 sertifikasına sahip olmak istiyorsanız, sertifikasyon için gerekli tüm şartları kendiniz yerine getirmeye çalışabilirsiniz. O zaman kendi kalite yönetim sisteminizi oluşturur ve bunun ISO 9001 standardının tüm kriterlerini karşıladığından emin olmalısınız. Şirketinizin nasıl çalıştığını, ne tür bir liderliğe sahip olduğunu, müşterilerinizi nasıl dinleyebileceğinizi ve sunabileceğinizi ve sürekli olarak nasıl gelişebileceğinizi düşünmelisiniz. Bu işlemler, mümkün olan en iyi şekilde çalışmanızı sağlayacaktır.


Alternatif olarak, örnek bir kalite yönetim sistemi şablonu satın alabilirsiniz. Şablonlarını yayınlamış birçok şirket ve kuruluş vardır ve bu şablonlardan birini kendinize uyarlayarak ISO 9001'deki gereksinimlere uyduğunuzdan emin olabilirsiniz. Sonuçta bu şablonlarını size uygun olarak gereği gibi uygularsanız, büyük olasılıkla bir KYS sahibi olacaksınız ve ISO 9001 belgesini elde edebileceksiniz.


Başka bir alternatifte, sertifikasyon sürecinizde size yardımcı olması için bir danışman ile çalışabilirsiniz.


Danışman, kalite yönetim sistemi kurma konusunda yarımcı olabilir ve aynı zamanda herhangi bir sorunun üstesinden gelmenize ve sorun çözüm yollarını öğrenmenize neden olur. Bir danışman ile çalıştığınızda hem standardın hem de şirketinizin uygulaması gereken gerekliliklerini yerine getirmek için gerekli performans sağlanacak ve kuruluşunuzda görev alan kişilerle birlikte çalışma yapısı oluşacaktır. Danışman, KYS' nin basit, kolay anlaşılması ve gerçekte size ve ekibinize görevleri daha etkin bir şekilde yerine getirmesinde yardımcı olmak için girdi ve rehberlik sağlayacaktır. Ayrıca, şartların, yazıldığı gibi, tamamlanmaya uygun olmalarını ve yasalarla veya ilgili düzenlemelerle çelişmemelerini önleyecektir. İhtiyaç duyulan belgeli bilgiler sizin veya ekibiniz için gereksiz evraklar ve prosedürlerden oluşmamalıdır.


Belge sahibi olma yollarından geçtikten sonra sertifikasyona 8 adımda gidilir. Bunlar;


1. Bir (GAP) Boşluk Analizi,


2. Yönetimin bir araya gelerek değerlendirme çalıştayı,


3. Kuruluşunuza uygun hazırlanmış kalite yönetim sistemi dokümante bilgi ve kayıtları,


4. Uygulama planlaması (tüm süreç planları),


5. Tüm çalışanlar için bilgilendirme ve bilinçlendirme eğitimleri,


6. Uygulama Faaliyetleri,


7. Hazırlıkların değerlendirildiği, durum tespitinin gerçek manada yapıldığı bir iç denetim ve YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi) Toplantısı,


8. Sertifikasyon Sürecinde ISQ gibi bir üçüncü taraf sertifikasyon kuruluşu seçimi ve denetimleri (1. Aşama-dokümante bilgi denetimi ve 2. Aşama-Saha Denetimi).


ISO 9001 Belgelendirme Süreci nedir?


Kuruluşunuzun ISQ gibi üçüncü taraf bir sertifikasyon kuruluşu ile sertifikasyon sürecinden geçmeye hazır olduğunda, sürecin 2 aşaması vardır.


İlk aşama, 1. Aşama denetimi yani dokümante bilginin denetlenmesi ile başlar. Bu aşamada, belgelendirme kuruluşu, Kuruluşunuzun ISO 9001 standardına uygun olduğundan emin olmak için kalite yönetim sisteminizdeki tüm belgelenmiş bilgileri gözden geçirir. Bu aşama genel uygunluğu ve belgelendirmeyi sağlamaz.


Sürecin ikinci kısmına geçilir ve bu aşama da 2. aşama yani saha denetimleri ile gerçekleşir. 2. aşamada, ISQ, kontrollere devam eder ve gerekli değişiklikleri veya iyileştirmeleri yapıp yapmadığınızı saha uygulamaları ile görür.


Aşama 2 aynı zamanda bir organizasyonun kalite yönetim sisteminin tam anlamıyla gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin görüldüğü uygunluk denetimidir. Uygunluk sağlanmış ise ISO 9001 Belgesi’ ni alabilirsiniz.


Şayet uygunluk sağlamada eksikleriniz var ise, yapmanız gereken, değişiklikleri ve düzeltmeleri yaparak uygunsuzlukları gidermek olacaktır. Kuruluşunuz gerekli tüm iyileştirmeleri veya düzeltmeleri yapana kadar sertifika almayacaktır.


Kalite Yönetim Sisteminiz onaylandıktan sonra sertifikayı alacaksınız ve 1 yıl sonra da ara denetim (gözetim denetimi) sürecinden ve 3. Yıl sonunda da yeniden sertifikalandırma sürecinden geçeceksiniz.


Ara Denetimin (Gözetim denetiminin) amacı, Yönetim Sisteminizin hala ISO 9001 gerekliliklerini karşıladığının sürdürülmesinin tespitidir. İlk belgelendirmenizden sonraki iki yıl içinde iki ara denetim (gözetim denetimi) geçireceksiniz ve bu denetimler ilk belgelendirme denetiminizden daha az yoğunlukta ve daha sade olacaktır. İlk sertifikasyon sonrası üçüncü yıl sonunda, eksiksiz ve kapsamlı bir yeniden sertifikalandırma denetimi talep ederek yeniden bir 3 yıllık ISO 9001 Belgesi’ ne sahip olacaksınız.


Kalite Yönetim Sistemi Belgelendirme Süreçleri


ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ nin Gerekleri Nelerdir?


ISO 9001 sertifikasını almaya hazırsanız, öncelikle kalite yönetim sistemi gerekliliklerini yerine getirmeniz gerekir.

Gerekleri karşılayıp denetlendiğiniz taktirde sertifika alabilirsiniz.


ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ nin en önemli 7 Gereği;


1. Organizasyon Bağlamını Anlamak ve Ortaya Koymak


Kurum amaç ve yönünü etkileyebilecek iç ve dış unsurlarını anlamalıdır. Bu unsurlar, istenilen sonuca ulaşma kabiliyetine müdahale edebilir ya da kabiliyeti artırabilir. Örneğin, Kuruluş, faaliyet kapsamı için yasal mevzuatlar gibi, çalışma şeklini etkileyebilecek herhangi bir dış politikaya bakmalı ve bunları izlemelidir.


2. Liderlik


Kuruluşun üst yönetimi, kaynak sağlamalı, kuruluşun öncülüğüne yatırım yapılmalı ve yönetim sisteminin değerlerini ve müşteri odaklılığını korumayı taahhüt etmelidir. Örgüt içinde herkes liderlik rollerini kimin üstlendiğini ve sorumluluklarının ne olduğunu iyi anlamalıdır. Liderler kalite yönetim sisteminin etkinliği konusunda sorumluluk alabilmeli, tüm prosedürlerin takip edildiğinden emin olabilmeli ve tutarlı bir şekilde amaçlara ulaşım için yapılan çalışmaların, kuruluşun stratejik yönüyle uyumlu olmasını sağlayabilmelidir.


3. Planlama


Kalite Yönetim Sistemini planlayan bir kuruluş, sistemin karşılaşabileceği riskleri veya fırsatları göz önünde bulundurmalıdır. Ayrıca sistem için kalite amaçlarını oluşturmalı, daha sonra bu amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını izlemek için bir plan ortaya koymalıdır. Yönetim sistemi üzerinde değişiklik yapılması gerekiyorsa, zaman içinde bu değişikliklerde onaylanıp planlanmalı ve uygulanmalıdır. Planlama, sorunsuz ve akıllı işlemler için kilit faaliyet olabilir. Kuruluş müşterisi, proje ortasında ani ve önemli bir değişiklik isterse, şirket bunu direkt olarak kabul etmemeli ve müşteri ile değişimin süreci nasıl etkileyeceğini, hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini, değişikliğin ürüne etkilerini ve yeni maliyetleri değerlendirmelidir.


4. Destek


Kuruluş, yönetim sistemini kurmak, uygulamak, sürdürmek ve iyileştirmek için neyin gerekli olduğunu belirlemelidir.

Ayrıca, yukarıdaki parametreleri yönetmek için organizasyondaki hangi kişilerin sorumlu olduğunu da belirlemelidirler.


Belirlenen amaçlara ulaşmak için uygun altyapıya ve çevreye sahip olma yapısı sağlamalıdır. Kuruluş, faaliyetleri başlattığında, faaliyetlerin gerektiği gibi idare edildiğini, standarda uygun şekilde kaynaklar ile donatılıp donatılmadığını ölçmelidir. Sonucun gerektiği gibi olmadığı durumlarda gerekli alana/alanlara yeni insan kaynağı veya makineyi/ekipmanı ilave etmeyi değerlendirmelidir.


5. Operasyon


Kuruluşun, Ürün ve/veya hizmet sağlamak için amaçlanan çıktıyı üretmek adına belirli süreçleri oluşturması ve yürütmesi gerekir. Müşterilerle beklentileri konusunda faydalı ve bilgilendirici bir şekilde iletişim kurmayı taahhüt etmeli ve müşterilere sunacakları belli bir ürün ve hizmet kalitesini tutarlı bir şekilde sunmak için gereklilikleri oluşturmayı taahhüt etmelidir. Sonuçta ürün, taahhüt edilen beklentiyi karşılamıyorsa, müşteriye ürünü teslim etmemeli, ettirmemeli ve üretim süreçlerini gözden geçirmelidir. O halde müşteri için ürünler üretiyorsanız, operasyonunuzun önemli bir kısmı, depolama, taşıma, son kullanma tarihlerini ayarlama ve izleme gibi şeyleri de dahil olmak üzere çıktılarınızın tutarlı ve yüksek kalitede olmasını sağlayabileceğiniz yolları düşünmelisiniz.


6. Performans değerlendirmesi


Kuruluş, yönetim sisteminde yer alan tüm performanslarının nasıl izleneceğini ve ölçüleceğini belirlemelidir. Bu performans tespitinde, standart kriterlerin karşıladıklarından emin olmak için düzenli olarak denetimleri kullanmalıdır. Ayrıca, yönetim sisteminin, yeterli, etkili ve etkin olduğundan emin olmak için düzenli olarak izlenmesi ve gözden geçirilmesi gereklidir. Örneğin, müşteri ile iletişime geçerek ürün memnuniyet durumu değerlendirilebilir. Çalışmayan süreçleri ve nasıl gelişebileceklerini yansıtmak için müşteri şikayetleri denetlenebilir.


7. İyileştirme, düzeltme, Sürekli İyileştirme ve gelişim


Kalite Yönetim Sisteminin en önemli kriterlerinden birisi sürekli iyileştirmedir. Kuruluşlar uygunsuzlukların veya şikayetlerin olduğu yerlere bakmalı, sonra bu sorunların nasıl ele alınacağına karar vermelidir. Sürekli olarak yönetim sisteminin etkinliğine bakmalı ve onu daha sürdürülebilir veya verimli hale getirecek alanlar ya da faaliyetler olup olmadığını belirlemelidir. Eğer bir müşteri bir projenin nasıl yürütüldüğü ile ilgili bir problem yaşarsa, bir kuruluşun oturması ve sorunların nerede olduğunu görmek için planları ve süreçleri incelemesi, ardından sorunun çözülüp çözülmeyeceğinden emin olması için projenin geri kalanını tekrar gözden geçirmesi gerekir. Sorunların giderilmesi, işin ve ürünün düzenli olarak gözden geçirilmesi, sorunların tekrar ortaya çıkmaması için gerekli ve bir an önce uygulanması gereken faaliyetleri yaptırır.


ISO 9001 Belgesinin Anlamı Nedir?


Kuruluşunuzun sürekli başarısını taahhüt etmek için, verilecek stratejik bir karar, özellikle ISO 9001 Standart kriterlerine uyan bir kalite yönetim sistemi uygulamaktır. Kuruluş amaçlarını karşılamak için sistematik bir yaklaşım izleyerek, etkin ve verimli bir şekilde çalışabilirsiniz.


Yönetim sisteminizin, mümkün olan en iyi sonuçları aldığından emin olmak için ISQ Belgelendirme’ ye güvenebilirsiniz.

ISQ markası Belgelendirme sektörünün öncüsüdür.


Hemen, en uygun ISO 9001 Belgesi almak için 0(216) 305 4666 numaralı telefonumuzu arayabilirsiniz.