Blog - 08OCAK'20

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi İç Denetim Kontrol Listesi

Hasan Şahap

ISO 9001 Belgesi için en önemli gereklerden birisi kuşkusuz iç denetimdir. Kuruluşlar sadece İç Denetim sürecini kullanarak süreçleri iyileştirmeye katkı sağlamak ve yönetim sistemine uyumu korumak için değil, ayrıca yapılan denetimlerde farklı kazanımlarıda ortaya çıkarmak için kullanabilirler. Süreç iyileştirme, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ nin temel unsurlarından biridir ve iyi bir yönetim sistemi uygulayıp sürdürmek isteyen kuruluşların, ağırlık vermesi gereken motivasyonlarından birisi olmalıdır. Süreç iyileştirme sadece verimliliğe yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda süreçte zaman ve para gibi girdi tasarrufu sağlar. İç Denetim doğru kullanıldığı takdirde, denetim korkusu ve iş yükü yerine, Kalite yönetim sistemindeki süreç iyileştirilmesine katkıda bulunan en büyük parametrelerden birisi haline gelir.


Kalite yönetim sisteminin performansını ortaya koymak için yapılan iç denetim kontrolleri için iç tetkik kontrol listesi, sürecin parametrelerinden birisidir. ISO 9001 Standart gereklerinin ve süreçlerin durumlarının delillerle değerlendirilmesi denetimini gerçekleştirmek için de planlaması zaruri bir unsurdur. Herhangi bir iç kalite denetimi için kontrol listeleri, kalite yönetim sistemi standart gerekliliklerinden ve kuruluş tarafından hazırlanan süreç dokümantasyonundan türetilmiş bir dizi sorular ve soruların karşılığı bulgular için kayıt sağlayan bölümlerden oluşur.


Kontrol listesi, İç tetkik sürecinin ikinci aşamasında oluşturulur ve ISO 9001 KYS İç Denetim sürecinin 3.aşamasında kullanılır.


ISO 9001 İç Denetim Süreci, dışarıdan bakan bir göz olarak sisteminizin gerçek durumunu tespit etmede en iyi yol olabilir. Prosesinizin daha iyi, daha hızlı veya daha verimli bir şekilde çalışmasına yardımcı olabilecek iyileştirme alanlarının veya muhtemel uygunsuzluk ve/veya uygunluğun belirlenmesine yardımcı da olur.


ISO 9001'e göre bir iç denetimin nasıl yapıldığını ve iç süreç liderler ve ekiplerinin süreçlerin iyileştirilmesine odaklanması için bu metodun en iyi şekilde nasıl kullanılabileceğini gösteren, 5 ayrı aşamadan oluşan ISO 9001 iç denetim/tetkik süreç aşamalarını birlikte inceleyelim;


ISO 9001 İç Tetkik Süreç Aşamaları


1- İç Denetim Planlama Aşaması:


İyi bir kalite sürecinin temel taşı olan bu aşama, herkesin her bir işlemin bir sonraki döngüde ne zaman denetleneceğini, çalışanların da ne zaman denetleneceğini bilmesini sağlayan, yılda en az 1 defa yapılan genel bir İç Denetim Programına sahip olması şeklindedir. Şayet kuruluşunuzda, plansız ve gelişi güzel denetimler yaparsanız bu durum, çalışanlarınızda bir güven sorunu oluşturacak ve Çalışanlarımıza güvenmiyoruz algısına sebep olacaktır. Üst yönetimin de bu algıyla başa çıkması mümkün olmayan sonuçlarla meşgul olması istenen bir durumda değildir. Denetim niyetlerinin planlı olarak yayınlanması ve bildirilmesi, sistem ve çalışanlar tarafından da desteklenme anlamına gelecektir. Süreç sahipleri ve denetçileri plana ve sisteme katkı sağlamak için gerekli özveriyi göstereceklerdir.


Planlama, süreç sahiplerinin denetimden öncesinde, üzerinde çalıştıkları herhangi bir geliştirme projesinin bitişinin zamanlamasına izin verebilir, böylece uygulama hakkında değerli bilgiler toplayabilirler veya denetçilerden diğer kişiler için bilgi toplamaya yardımcı olmalarını talep edebilirler, planlı iyileştirmeler gerçekleştirebilirler.


2- Süreç Denetimini Planlama Aşaması:


Süreç denetimlerinin planlanmasındaki ilk adım, denetimin ne zaman gerçekleşeceğini süreç liderleri ve sahipleriyle karşılıklı teyit etmektir. 1. Aşamada verilen genel plan, süreçlerin ne sıklıkta denetleneceğine ve kabaca ne zaman yapıldığına dair bir rehberdir ancak planın onaylanması, denetçinin ve süreç sahiplerinin süreci gözden geçirmek için en iyi zamanı belirlemek üzere iş birliği yapmasına izin vermesi şeklinde olmalıdır. Bu da denetçinin daha önce bulunan yorumlar veya kaygılarla ilgili herhangi bir izlemenin gerekip gerekmediğini görmek için önceki denetimleri gözden geçirebilmesi ve süreç sahibinin, denetçinin süreç sahibine bilgileri tanımlamasına yardımcı olmak için bakabileceği herhangi bir alanı tanımlayabilmesini sağlamalıdır. İyi bir süreç denetim planı, süreç sahibinin denetim sürecinden katma değer sağlayacağını bilmesi ile olur.


3- İç Denetim/Tetkik Gerçekleştirme Aşaması:


İç denetim, denetim planının eksiksiz ve hazır olduğundan emin olmak için süreç sahibi ile yapılacak bir açılış toplantısı ile başlatılmalıdır. Daha sonra denetçi bilgi toplamaya başlamalıdır. Denetçinin denetim sırasında bilgi toplaması için birçok yol bulunmaktadır. Bunlar, kayıtları gözden geçirmek, çalışanlarla iletişim kurmak, kilit süreç verilerini analiz etmek ve hatta süreci baştan sona uygulamaları ile takip edebileceği bir örnekleme yapmak. Bu faaliyetin amacı, ilgili sürecin yönetim sisteminde planlandığı gibi çalıştığına dair kanıt toplamak ve etkin ve gerçekçi sonuçlar almaktır. Bir iç denetçinin bir süreç sahibi için yapabileceği en değerli şeylerden birisi, yalnızca uygun çalıştıklarına dair kanıtları olmayan alanları belirlemek değil, aynı zamanda değişiklikler yapılırsa daha iyi işleyebilecek alanları da tespit edip bildirmektir.


4- İç Denetim Raporlama Aşaması:


Süreç sahibiyle bir kapanış toplantısı gerçekleştirmek, bilgi akışının gecikmemesini sağlamak için bir gerekliliktir.


Süreç sahibi, ele alınması gereken herhangi bir zayıflık alanı olup olmadığını bilmek isteyecek ve geliştirilebilecek herhangi bir alanın olup olmadığı ile de ilgilenecektir. Bilginin takibini mümkün kılmak için bilgiyi daha kalıcı bir biçimde sağlamak için mümkün olan en kısa sürede yazılı bir kayıtla denetim takibi yapılmalıdır. İç Denetim Raporu ve Raporlaması ile yalnızca sürecin uygun olmayan alanlarını değil, aynı zamanda olumlu alanları ve potansiyel iyileştirme alanlarını da belirleyerek, süreç iyileştirmelerine izin verecek olan süreç sahibi, yapılan iç denetimden daha fazla faydalanacaktır. Ayrıca ISO 9001 İç Denetim Raporu, YGG girdilerinden olan iç tetkik maddesinin de gereklerinin karşılanmasını ve değerlendirilmesini sağlayacaktır.


5- Denetim Sonucu Elde Edilen Bulguların veya İyileştirmelerin Takibi Aşaması:


Standardın birçok alanında olduğu gibi takip kritik bir adımdır. Sorunlar tespit edildi ve düzeltici önlemler alındıysa, sorunun gerçekten düzeldiğinden emin olmak onu düzeltmenin önemli bir parçası da takip etmektir. Eğer iyileştirme faaliyetlerinde, denetimde belirlenen fırsatlar tamamlanmışsa, sürecin ne kadar geliştiğini görmek gelecekteki gelişmeler için büyük motivasyon sağlayacaktır.


ISO 9001 Denetim Kontrol Listesi Nasıl Hazırlanır?


ISO 9001 Belgesi İç Tetkik Soru Listesi


ISO 9001 İç denetçisi, İç kalite denetim hazırlığının bir parçası olarak, denetlenecek süreç için kuruluş tarafından tanımlanan ISO 9001 gerekliliklerini ve süreç uygulama bilgi, belge ve kayıtlarını gözden geçirecektir. İç denetime hazırlanırken bir denetim kontrol listesi şablonu kullanmak faydalı olsa da denetim kontrol listesinin kuruluşun sürecine uygun hazırlanması ve bunun genel bir süreç olmadığından emin olunması çok önemlidir. Bu nedenle, bir iç tetkik/denetim kontrol listesi oluşturmada, ISO 9001 standardını gözden geçirmek ve ardından sürecin kayıtlarını ve personelini incelerken sorulacak sorular ve bulguların kayıt alanlarını oluşturmaya dikkat edilmelidir. Kontrol listesi kullanım esas amacı, sürecin kendi gereksinimlerini karşıladığına dair bulgular ve kanıtlar elde etmektir.


Bir örnek olarak yönetim süreci değerlendirmeye alınırsa, yönetim süreci denetim girdileri için ISO 9001 maddeleri ve yönetim sürecinin soru listeleri aşağıdakileri içermelidir;


•Varsa bir önceki iç denetim sonuçları takip faaliyetleri,


•Mevcut iç denetim sonuçları hakkında bilgi,


•Süreç performansı ve ürün uygunluğu,


•Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu,


•Müşteri geri bildirimleri,


•Yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler,


•İyileştirme için öneriler.


Yönetim süreci incelemelerinin bulguları, kayıt ya da tutanak oluşturmasını gerektiriyorsa, iç denetim kontrol listesi denetçiden toplantı tutanağını incelemesini ve her girdi bilgisinin değerlendirme için yönetim gözden geçirme toplantısına sunulduğunu sormasını talep edebilir. Bu da yönetim gözden geçirme sürecinin gözden geçirilmesi için bir kontrol listesinde sadece bir soru olacağından, ISO 9001 iç denetim kontrol listesi, süreci değerlendirmek için gereken birçok soruyu içerecektir.


ISO 9001 İç Denetim Kontrol Listesi Neden Kullanılır?


ISO 9001 İç Tetkik Kontrol Listesi Kullanmalı mıyım ?


ISO 9001 iç denetiminde, iç denetçiler, denetlenen süreç tanımlanmış sürecin gereklerini karşıladığını kanıtlar için oluşturulan kontrol listeleri ve gözlemlerini kullanırlar. Süreç dokümante bilgisinin mevcut olmadığı durumlarda, ISO 9001 standardının gerekliliklerini kullanmak, süreç tedarikçilerini, süreç girişlerini, süreç adımlarını, süreç çıktılarını ve süreç müşterilerini sürekli olarak kullanan çalışanlar tarafından anlaşılmasını sağlamak için süreci gözden geçirmeye odaklanmakla ilgilidir. Buradaki düşünce, sürecin etkililiğini gözden geçirmek ve uygunsuzlukların oluşamayacağından emin olmaktır; çünkü süreç onu tanımlayan yazılı bir belgeye sahip olmayabilir. Yine, ISO 9001 için iç denetim kontrol listesini kullanmak, Süreci gözden geçirmek ve süreç kayıtlarının sürecin gereksinimlerini karşıladığına dair kanıt sağladığını teyit etmek için önemlidir. Denetçinin, süreç sahibinin, süreç gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığını daha etkin, daha doğru bir şekilde izlemesi ve değerlendirmesi için de kontrol listeleri gerekli olabilir.


ISQ Uzman Denetçileri kendilerinin kullandığı ve büyük fayda sağladıkları denetim kontrol listelerinin kullanımını önermektedir.


Ayrıca kontrol listeleri sürece hakimiyet kazandıran etkin bir kayıt mekanizmasıdır.