ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ nde Süreç Yönetimi ve BT Kaynak Desteği

Blog - 05MAYIS'20

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ nde Süreç Yönetimi ve BT Kaynak Desteği


Hasan Şahap

İş Süreç Yönetimini kapsayan süreç yaklaşımı, Kalite Yönetim Sistemi (QMS/KYS)’ nin karşılanması gereken en önemli unsurlarından birisidir. Ayrıca, kuruluşların bu sistemleri yönetmesine yardımcı olan dahili Bilgi Teknolojileri (ISO 20000-1) ve Bilgi Güvenliği (ISO 27001) sistemi ile entegrasyonu sayesinde ISO 9001 uygulamalarında etkin ve verimli kazanımların önemi yadsınamaz.


Dünya genelinde en fazla sertifikalandırılan ve yaygın olarak uygulanan standart, Kalite Yönetim Sistem standardı’ dır. Günümüzde eski yıllara oranla yaklaşık %10 civarında azalan sertifikasyon verileri ile ISO 9001 gereklilikleri, özellikle müşteri ve süreç oryantasyonunu göz önünde bulundurarak, sertifikalı şirketler, daha iyi ürünler ve daha iyi müşteri hizmetleri ile sonuçlanan gelişmiş iç kalite kültürü, süreç etkinliği ve verimliliğine dayalı olarak öne çıkmakta ve global pazarda rekabet fırsatı oluşturmaktadır. Öte taraftan, ISO 9001:2015 Sertifikası’ nın varlığı veya yokluğu, kurumsal performans ve ürün veya hizmet kalitesinin ortaya konmasında büyük rol oynamaktadır. Kalite Standardının günümüzdeki versiyonu yönetim sistemini müşterinin yanı sıra iş odaklı hale getirerek cazibesini artırmaktadır.


Uygulamalardan elde edilen geri beslemelerde ortaya çıkan sonuçlarda; uygulanan ISO 9001 kalite Yönetim Sistemi' nin kuruluş performansını ve itibarını pozitif yönde etkilediği görülmektedir. ISO 9001 Belgesi olan kuruluşlarda temel süreç yönetimi uygulamalarının kalite iyileştirme üzerinde doğrudan güçlü bir etkisinin olduğu ortaya çıkmıştır. Süreç yönetimi, ISO 9001 Standardı’ nın önemli bir odağı olmasına rağmen, standardın işletme sektöründeki artan performans üzerindeki etkisi sınırlıdır.


Bazen şirketlerdeki diğer faaliyetlerin yanlış veya doğru uygulamadan kaynaklı olumsuz sonuçlar da da kaynak ISO 9001 gösterilmektedir.


Halen kuruluşlar, Kalite Yönetim Sistemi (KYS)’ ni genel olarak gönüllü olarak tercih etmemekte olup, müşteri talep ve baskısı ile tercih etmektedirler. Sertifikalandırmada en temel neden de bu olmaktadır. Ancak kuruluş iş yönetim sistemlerinin hayati bir öneme sahip olan kalite sistemlerinde etkilin bir süreç yaklaşımı geliştirmek çokta kolay olmayıp, iç motivasyon ve yönetim desteği ihtiyacı vardır. Birçok durumda, KYS optimum bir uygulama gayreti ile birçok iyileştirme fırsatı kaybedilecek şekilde uygulanarak çalıştırılmalıdır. Bunun yanı sıra yönetim sistemi odaklı faaliyetlerin yürütülmesinde dahili bir Bilgi Teknolojisi’ ne (BT / IT) ihtiyaç vardır. Kuruluşlar hala yönetim sistemleri süreç dokümantasyonu ve raporlaması da dahil olmak üzere ayrı (bağımsız) ve sıklıkla bürokratik bir sistem olarak geliştirmekte ısrar etmektedir. Bu nedenle, süreç yaklaşımı ile KYS, onu destekleyen operasyon yönetimi ve işletme BT sistemi ile önemli ölçüde bağlantılı bir hal almıştır.


ISO 9001 Yönetim Sistemi Süreç BT

Teknoloji’ nin gelişimi ile dijital ortamlara taşınan iş yönetiminin (BT) ve ticaretin bilgi ve teknolojiyi kullanarak rekabet avantajı ve farklılaşma elde etmenin kolay ve çok önemli bir unsuru olması söz konusudur. Rutin iş planlanması, yürütülmesi ve kontrol edilmesi için uygulamalar artık iyileştirilmiş ve tecrübe edilmiş olarak mevcuttur. Ayrıca BT kaynakları artık ekonomiktir ve her ölçekteki firmaya uygulanabilir. Büyük ölçekli kuruluşlarda yaygın olarak kullanılan BT yazılımları artık küçük ölçekli firmalarda da rahatlıkla kullanılabilir. Bununla birlikte BT kaynağı, iş süreçlerine ve değişimlere odaklanmaya rotor olabilir. Dolayısıyla, süreçlerin ISO 9001 gerekliliklerine göre yönetimi ve yürütülmesi, yönetim ve çalışanlar tarafından çok daha kolay, daha etkili, daha az maliyetli ve daha iyi kabul edilebilir olabilmektedir.


BT Yönetim Sistemi için https://www.intersistemteknik.com/iso-20000-1-bilgi-teknolojileri-kalite-belgesi.html linkimizi tıklayarak detaylı bilgiye sahip olabilirsiniz.


Kuruluşunuzca belirlediğiniz iş süreçleri ve süreç yönetimleri, ISO 9001 Standardı gereğince yönetim sistemine uygun yapıda olmalıdır. Süreç yönetimi daha az talepkar olan bir dokümante bilgiye sahip olmalı ve kullanıma müsait olmalıdır.


Kalite Yönetim Standardı gerekliliklerinin gözden geçirilmesi, süreç yaklaşımı gereksinimlerinin BT desteği ve özellikle, standardın proses yönetimi gereklilikleri ile uygun bir süreç yönetimi sağlanabilir. BT yapısı uygulama ve geliştirmeye açıktır. BT için uygun maliyetli ve doğru yazılımlar piyasada mevcuttur. Tercihler için kuruluşunuza uygunluk konusuna dikkat etmek de ayrıca önemlidir.


Bazı BT yazılımlarında yönetim sistemi tam yeterli olmamakla birlikte doğru kurgulanmıştır. Bu kurguyu yazılım firmanız ile ortak çalışarak yeterli hale getirebileceğinizi de hatırlatmak isteriz. Çoğunlukla BT tarafından kolaylaştırılan iş yönetim sisteminden ayrı olarak çalışan QDMs, ASP, ERP vb. gibi programlara kalite yönetim sisteminizi dahil edebilirsiniz. Bu ilavelerle daha etkin ve verimli bir sistem kazanabilirsiniz. Yapılan araştırmalarca bu BT kaynakları yönetim sisteminde %70’ in üzerinde bir başarının elde edildiği görülmüştür.


BT kaynağının entegrasyonu, ISO 9001 iş süreçlerinin uygulanmasını ve çalıştırılmasını daha kolay, daha etkili ve daha az maliyetli hale getirebilir. Ayrıca bu kaynak kullanımı ile yönetim sistemi gereklilikleri tüm insan kaynakları tarafından daha görünür, anlaşılması ve takip edilmesi daha kolay ve üst yönetim tarafından daha etkin kontrol edilebilirlik sağlar.


İş Süreçleri yönetimi performansı ve kullanım kolaylığı bir dereceye kadar BT desteğinin düzgün işlevselliğine ve performansına bağlıdır. Geriye kalanı yönetimin KYS yaklaşımı ile bire bir ilgilidir.


Sonuç olarak, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ve İş Süreçleri yönetiminin kolay yönetimini sağlayacak BT kaynağı kritik bir öneme sahip olmakla birlikte standartça zorunlu tutulmamıştır. Ayrıca standart BT kaynağı ile ilgili kılavuzluk sunmaz. Sadece kaynakların sağlanması maddesinde ihtiyaç duyulabilecek kaynaklar arasındadır.


BT kaynağı ile süreç yönetiminin amaç, aynı anda tüm kullanıcıların tek bir entegre ve etkin süreç uygulama ve yönetimi ve mümkün olduğunca az iş yükü ve meşguliyet sağlamaktır. Sistemin çalıştırılması ile veriler, sistem üzerinden aynı şekilde ve diğer iş ve işletme verileri ile birlikte kullanılır, uygulanır ve izlenebilir. Bu yaklaşım ile tüm yönetimin katılımı daha fazla sağlanabilir.


ISO 9001 süreç yaklaşımı ve süreç yönetiminin, kuruluşun BT desteği ile entegrasyonunun mümkün, uygulanabilir ve rasyonel olan sonuçları elde etmesini kolay hale getirir. İş Süreci yönetiminin uygulamasında ilgili tarafların bilgi, deneyim ve iş birliği eksikliği tespit edilir ve uygun bir rehberlik, eğitimler ve bilgi alışverişi ihtiyaçları sağlanarak giderilebilir.


ISQ Belgelendirme, kullanmış olduğunuz tüm BT kaynağı alt-yapısında olan yönetim sistemi yazılımlarınıza uygun denetimler gerçekleştirmektedir. Yönetim sisteminin daha kolay yürütülmesi ve izlenmesinde kolaylık sağlayan BT yazılımları da firmamız tarafından ayrıca teşvik edilmektedir.


Diğer blog yazılarımızdan, yönetim sistemi ve standartlar hakkındaki farklı konularda detaylı bilgilere sahip olabilirsiniz…


“ISQ Blog” Sorularınıza cevap vermeye devam ediyor !