Yönetim Sisteminiz ISO 9001’ e Uygun Mu ?(GAP Analizi)

Blog - 08 OCAK'20

Yönetim Sisteminiz ISO 9001’ e Uygun Mu ?(GAP Analizi)

Hasan Şahap

Kuruluşunuzun hali hazırda bir yönetim sistemi var ve bu sistemin ISO 9001’ e uygun olup olmadığını mı merak ediyorsunuz?, ISO 9001 Belgesini mevcut sistem için alabilir misiniz?, Sisteminiz standardı karşılıyor mu? Kalite Yönetim Sisteminizi ISO 9001’ e uygun hale mi getirmek istiyorsunuz?, Neler yapmalısınız? Neler Yapacaksınız? vb... aklınıza gelen tüm sorularınız için aşağıdaki maddelerle yeterlilik sorgulamasını kuruluşunuza uygulamalısınız.


Tüm uygulamalarınız ile soruların cevapları örtüşüyor ise o zaman ISO 9001’ e hazırsınız ya da sisteminizin adı ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemidir.


Zaman kaybetmeden sorgulamalara başlayalım;


4 KURULUŞUN BAĞLAMI KONTROLÜ


ISO 9001 Belgesi Bağlam


4.1 KURULUŞ VE BAĞLAMININ ANLAŞILMASI KONTROLÜ


4.1.1. Kuruluşunuzla ilgili dış ve iç sorunları belirlediniz mi?

Kuruluşunuzla ilgili dış ve iç sorunları belirlemeniz gerekir.


4.1.2. Bu konulardaki bilgileri izliyor ve inceliyor musunuz?

İç ve dış konulardaki bilgileri izlemeniz ve gözden geçirmeniz gerekir.


4.2 İLGİ TARAFLARININ İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİNİN ANLAŞILMASI KONTROLÜ


4.2.1. Kalite Yönetim Sisteminiz için ilgili tarafları ve bunlara ilişkin gereksinimleri belirlediniz mi?

Yönetim Sisteminiz için ilgili tarafları ve bunların ilgili gereksinimlerini belirlemeniz gerekir.


4.3 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KAPSAMININ BELİRLENMESİ KONTROLÜ


4.3.1 Yönetim sınırlarını ve uygulanabilirliğini, dış ve iç hususları, ilgili tarafların gereksinimlerini, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi dikkate alarak belirlediniz, kayıt aldınız belgelediniz mi?

Sisteminizin sınırlarını ve uygulanabilirliğini, dış ve iç hususları, ilgi tarafların gereksinimlerini, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi dikkate alarak belirleyerek ve belgelemeniz gerekir.


4.4 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE PROSESLERİ KONTROLÜ


4.4.1. İhtiyaç duyulan tüm süreçleri içeren bir KYS kurmuş, uygulamış, sürdürmüş ve sürekli olarak geliştirdiniz mi?

Etkileşim ve işlem dizileri dahil ve kaynakları atama?


Gerekli tüm süreçleri içeren bir KYS kurmanız, uygulamanız, sürdürmeniz ve sürekli olarak iyileştirmeniz gerekir; süreçlerin etkileşimi ve dizileri dahil ve kaynakları atama.


4.4.2. Süreçleri desteklemek için gerekli belgelenmiş bilgileri saklıyor musunuz ve planlamaları için gerçekleştirildiğine güveniyor musunuz?

İşlemleri desteklemek ve planlamaları için gerçekleştirildiğinden emin olmak için gerekli belgelenmiş bilgileri tutmanız gerekir.


5 LİDERLİK KONTROLÜ


ISO 9001 Belgesi Liderlik


5.1 LİDERLİK VE TAAHHÜT KONTROLÜ


5.1.1. Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin verimliliğini hesaba katarak, yönetim sistemi ilkelerini, iyileştirmeyi teşviki ve kaynakların mevcut olmasını sağlayarak kalite yönetim sistemi (KYS) liderliğini gösteriyor mu?

Üst yönetim, yönetim sisteminin verimliliğini hesaba katarak, yönetim sistemi ilkelerini teşvik etmeyi, iyileştirmeyi teşvik etmeyi, gerekli ve yeterli kaynakları sağlayarak KYS' nin liderliğini göstermelidir.


5.1.2. Üst yönetim, müşteri odaklılık, müşteri ve yasal gereklilikler, riskler ve fırsatlar konusunda ve müşteri memnuniyetini arttırmada liderlik gösteriyor mu?

Üst yönetim, müşteri odaklılığı, müşteri ve yasal gereklilikleri, riskleri ve fırsatları ve müşteri memnuniyetini arttırma konusunda liderlik göstermelidir.


5.2 POLİTİKA KONTROLÜ


5.2.1. Kuruluşa uygun, kalite amaçları için bir çerçeve teşkil eden ve gereklilikleri yerine getirme ve sürekli iyileştirme taahhüdü gösteren bir kuruluş kalite politikası oluşturulmuş mu?

Kuruluşa uygun, kalite amaçları için bir çerçeve sağlayan, gereklilikleri yerine getiren ve sürekli iyileştirme taahhüdünü içeren bir kalite politikası oluşturulmalıdır.


5.2.2. Kalite politikası, ilgili taraflarca mevcut mu, korunuyor mu, bildirilmiş mi ve anlaşılmış mı?

Kalite politikasının, ilgili taraflarca erişilebilir olması, sürdürülmesi, iletilmesi ve anlaşılması gerekir.


5.3 KURUMSAL GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLAR KONTROLÜ


5.3.1. Üst yönetim, hedeflenen amaçlara ulaşması için KYS geliştirme, raporlama ve bakım için ilgili görevleri, yetkileri ve sorumlulukları atadı mı?

Üst yönetim, hedeflenen amaçlara ulaşması için KYS geliştirme, raporlama ve bakım için sorumluluklar ve ilgili görevleri, yetkileri ve sorumlulukları vermelidir.


6 PLANLAMA KONTROLÜ


Gezer Köprülü Vinç


6.1 RİSK VE FIRSATLARI BELİRLEME FAALİYETLERİ KONTROLÜ


6.1.1. yönetim sisteminizde planlama için ele alınması gereken riskleri ve fırsatları belirleyen hususları ve gereksinimleri dikkate aldınız mı?

Yönetim sisteminiz, planlamanız ve ele alınması gereken riskleri ve fırsatları belirleyen hususları ve gereksinimleri göz önünde bulundurmanız gerekir.


6.1.2. Belirlenen riskleri ve fırsatları ele almak ve bunları yönetim sisteminize entegre etmek için planlama yaptınız mı?

Belirlenen riskleri ve fırsatları ele alarak, risklerinizi ve fırsatlarınızı yönetim sisteminize entegre etmek için planlama yapmış olmalısınız.


6.2 KALİTE AMAÇLARI VE BUNLARA ERİŞİM İÇİN PLANLAMA KONTROLÜ


6.2.1. Yönetim sistemi için ölçülebilir, izlenebilir, iletilmiş, duyurulmuş, güncellenen ve dokümante bilgi haline getirilerek belgelendirilmiş kalite amaçları belirlediniz mi?

Yönetim sisteminiz için ölçülebilir, izlenen, iletilmiş, güncellenen ve belgelendirilmiş kalite amaçlarını oluşturmuş ve oluşturulan amaçlara uygun hareket ediyor olmanız gerekmektedir.


6.3 DEĞİŞİKLİKLERİN PLANLANMASI KONTROLÜ


6.3.1. Kalite yönetim sistemi değişikliği gerektiğinde, planlı bir şekilde yapılıyor mu?

Yönetim sistemi değişiklikleri gerektiğinde, planlı bir şekilde gerçekleştirilebilme kabiliyetine sahip olmalıdır.


7 DESTEK KONTROLÜ


ISO 9001 Belgesi Destek


7.1 KAYNAKLAR


7.1.1. İç ve dış kaynaklar, kişiler, altyapı ve kalite yönetim sistemi için gerekli çevre dahil olmak üzere gereken kaynakları belirlediniz mi?

İç ve dış kaynaklar, kişiler (çalışanlar), altyapı ve yönetim sistemi için gerekli çevre dahil olmak üzere gereken kaynakları belirlemiş olmanız gereklidir.


7.1.2. Ölçüm izlenebilirliği, ölçüm için önlemler ve operasyonlar için gerekli kurumsal bilgiler dahil olmak üzere ürün ve hizmet uygunluğu için geçerli izleme ve ölçüm sonuçları için gerekli kaynakları belirlediniz mi?

Ölçüm izlenebilirliği, ölçüm için önlemler ve operasyonlar için gerekli kurumsal bilgiler dahil olmak üzere ürün ve hizmet uygunluğu için geçerli izleme ve ölçüm sonuçları için gerekli kaynakları belirlemiş olmanız gerekir.


7.2 YETERLİLİK


7.2.1. Kalite yönetim sistemi süreçlerinde görev alan kişilerin gerekli yeterliliğini belirlediniz mi?

Yönetim sistemi süreçlerinizde görev alan personellerinizin gerekli yeterliliğini belirlemiş olmanız gerekir.


7.3 FARKINDALIK


7.3.1 Kalite yönetim sisteminde çalışan kişilerin kalite politikasını, kalite amaçlarını ve uygunsuzlukların etkileri de dahil olmak üzere sisteme nasıl katkıda bulunduklarını bilmelerini sağlamak için faaliyet yaptınız mı?

Yönetim sisteminizde görev alan personelinizin (çalışanlarınızın) kalite politikasını, kalite amaçlarını ve uygunsuzlukların etkileri de dahil olmak üzere sisteminize nasıl katkıda bulunacaklarını bilmelerini sağlamak için faaliyet yapmanız ve önlem almanız gerekir.


7.4 İLETİŞİM


7.4.1. Kalite yönetim sistemi ile ilgili hem iç hem de dış iletişim için neyin, ne zaman, neden, nasıl, niçin ve kiminle iletişim kurduğunu belirlediniz mi?

Yönetim sisteminiz ile ilgili hem iç hem de dış iletişim için neyin, ne zaman, neden, nasıl, niçin ve kiminle iletişim kurduğunu belirlemeniz gerekir.


7.5 DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ


7.5.1. Yönetim sisteminin ihtiyaç duyduğu, oluşturma, onaylama, güncelleme, kullanım kontrolü, muahafaza, dağıtım ve değişiklik kontrolü de dahil olmak üzere, KYS'nin belgelenmiş bilgilerini kontrol etmek için bir dokümante bilgi süreci oluşturdunuz mu?

Oluşturma, onaylama, güncelleme, kullanım kontrolü, muahafaza, dağıtım ve değişiklik kontrolü de dahil olmak üzere, sisteminizin belgelenmiş bilgilerini kontrol etmek için bir dokümante bilgi süreci oluşturmuş olmanız gerekir.


8 OPERASYON KONTROLÜ


ISO 9001 Belgesi Operasyon


8.1 OPERASYONEL PLANLAMA VE KONTROL KONTROLÜ


8.1.1. Ürününüz veya hizmetiniz için gerekli kriterleri, ihtiyaç duyulan kaynakları, gerekli kontrolleri ve planlanan değişikliklerin kontrolü de dahil olmak üzere hangi dokümante edilmiş bilgi ve belgelendirilmiş olan süreçleri planlıyor ve kontrol ediyorsunuz?

Kabul kriterleri, ihtiyaç duyulan kaynaklar, gerekli kontrol ve planlanan değişikliklerin kontrolü de dahil olmak üzere hangi belgelendirilmiş bilgilerin gerekli olduğu dahil olmak üzere ürün veya hizmetiniz için gerekli süreçleri planlamış olmanız ve kontrol ediyor olmanız gerekir.


8.2 ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLAR KONTROLÜ


8.2.1. Müşteri iletişimi, ürün ve hizmetler için gereksinimleri belirleme, ürün ve hizmetlerin gereksinimlerini gözden geçirme ve değişiklikler olduğunda dokümante bilgi ve belgeleri güncelleme işlemlerini gerçekleştirdiniz mi?

Müşteri iletişimi, ürün ve hizmetler için gereksinimleri belirleme, gereksinimleri gözden geçirme ve değişiklikler olduğunda dokümante bilgi ve belgeleri güncellemek için süreçler oluşturmuş olmanız ve süreçlerde uygulama yapıyor olmanız gerekir.


8.3 TASARIM VE GELİŞTİRME KONTROLÜ


(NOT: Bu kontrolü, kapsam dışı bırakılmamış ise ya da her hiçbir şekilde (kayıtlı/kayıtsız, özel durumda olsa bile) tasarım yapılmıyorsa değerlendirmeye almanıza gerek yoktur.)


8.3.1. Ürün ve hizmetleriniz için tasarım ve geliştirme planlaması, girdiler, kontroller, çıktılar ve değişiklikleri ele alan bir tasarım ve geliştirme süreci oluşturdunuz mu?, uyguladınız mı? ve sürdürdünüz mü?

Tasarım ve geliştirme planlaması, girdiler, kontroller, çıktılar ve değişimleri ele alan ürün ve hizmetleriniz için bir tasarım ve geliştirme süreciniz olmalı, süreç uygulamalarını yapıyor ve sürdürüyor olmanız gerekir.


8.4 DIŞARIDAN TEDARİK EDİLEN PROSES, ÜRÜN VE HİZMETLERİN KONTROLÜ KONTROLÜ


8.4.1. Dışarıdan tedarik edilerek sağlanan unsurlar için gereken kontrolün türünü ve kapsamını ve dış sağlayıcılar için gereken bilgileri belirleyerek gereksinimlerin karşılaması için gerekli adımları attınız mı?

Dışarıdan tedarik edilerek sağlanan unsurlar için, gereken kontrolün türünü ve kapsamını ve dış sağlayıcılar için gereken bilgileri belirleyerek gereksinimleri karşılamasını sağlamak için gerekli faaliyetleri yapmış olmanız gerekir.


8.5 ÜRETİM VE HİZMETİN SUNUMU KONTROLÜ

8.5.1. Üretim ve hizmet sunumunuz için gerekli belgelenmiş bilgiler, izleme ve ölçüm, tanımlama ve izlenebilirlik (gerekirse), müşterilere veya dış taraflara ait mülkiyetler, ürün veya hizmetin korunması, değişikliklerin kontrolü ve ürün ve hizmetinizle ilişkili teslimat sonrası faaliyetler için gerekli olan kontrol koşullarını uyguladınız mı?

Yukarıda verilen üretim ve hizmet sunumunuz için gerekli olan tüm unsurları ve kontrollü koşulları uyguluyor olmanız gerekir.


8.6 ÜRÜN VE HİZMET SUNUMU KONTROLÜ


8.6.1. Ürün ve hizmetlerin yayınlanmasından önce gereksinimlerin karşılandığını doğrulamak için planlı düzeltmeler yaptınız mı? Yapma kabiliyetiniz var mı?

Ürün ve hizmetlerin piyasaya sürülmesinden önce gereksinimlerin karşılandığını doğrulamak için planlı düzeltmeler yapıyor olmalı ya da yapabilecek fonksiyonlara sahip olmanız gerekir.


8.7 UYGUN OLMAYAN ÇIKTININ KONTROLÜ KONTROLÜ


8.7.1. İşlemlerinizin uygun olmayan çıktılarını tanımlamak ve kontrol etmek için bir süreç oluşturdunuz mu? ve uygunsuzluk giderilinceye kadar ürünün kullanımını durdurabilirmisiniz? Ve sürecinizde dokümante edilmiş bilgiler muhafaza ediliyor mu?

İşlemlerinizin uyumsuz çıktılarını tanımlamak ve kontrol etmek için bir süreç oluşturmuş olmanız gerekir, bu sayede uygunsuz ürünler bir düzenleme yapılıncaya kadar istemeden kullanılmazlar ve bu işlem için dokümante bilgi ile belgelenmiş bilgileri muhafaza ediyor olmanızda gerekir.


9 PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ KONTROLÜ


ISO 9001 Belgesi Performans Değerlendirme


9.1 İZLEME, ÖLÇME, ANALİZ VE DEĞERLENDİRME KONTROLÜ


9.1.1. İzleme ve ölçüm ihtiyaçlarını, izleme ve ölçümün nasıl yapılacağını, yönetim sistemi süreçleri ve müşteri memnuniyeti için izleme ve ölçmenin ne zaman gerçekleştirileceğini belirlediniz mi? İzleme ve ölçmeden kaynaklanan veri ve bilgiler üzerinde analiz ve değerlendirme yapılıyor mu?

İzleme ve ölçüm ihtiyaçlarını, izleme ve ölçümün nasıl yapılacağını, yönetim sistemi süreçleri ve müşteri memnuniyeti için izleme ve ölçmenin ne zaman gerçekleştirileceğini belirlemiş olmalısınız. Ayrıca izleme ve ölçüm sonucu elde edilen verileri ve bilgileri de analiz ediyor ve değerlendiriyor olmanız gerekir.


9.2 İÇ DENETİM KONTROLÜ


9.2.1. Kalite Sistemi planlanan aralıklarla (yılda en az 1 defa), tüm sistemi içerecek şekilde denetleniyor mu?

Denetim ve Değerlendirmek için bir süreç oluşturuldu mu? Denetim ve Değerlendirme Sonuçlar yönetime rapor edildi mi?


Yönetim Sisteminizi planladığınız aralıklarla (yılda en az 1 defa) denetleyip değerlendirecek bir sürece sahip olmalı ve tüm sistemi içerecek şekilde sürece uygun şekilde denetleniyor ve sonuçlar yönetime rapor ediyor olmanız gerekir.


9.3 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ KONTROLÜ


9.3.1. Üst yönetim, sistemdeki değişiklik ihtiyacını, kaynak yeterliliği ve yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirmek için kalite yönetim sistemi uygulamalarından elde edilen tüm verileri gözden geçiriyor mu?

Üst yönetimin, sistemdeki değişiklik ihtiyacını, kaynak yeterliliği ve yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirmek için kalite yönetim sistemi uygulamalarından elde edilen tüm verileri gözden geçiriyor olması gerekir.


10 İYİLEŞTİRME KONTROLÜ


ISO 9001 Belgesi İyileştirme


10.1 GENEL KONTROL


10.1.1. Yönetim sistemi ve müşteri gereksinimleri karşılamak ve müşteri memnuniyetini arttırmak için iyileştirme fırsatlarını belirliyor ve belirlenen faaliyetlerde eylem yapıyor musunuz?

Yönetim sistemi ve müşteri İhtiyaç ve beklentilerini karşılamak ve müşteri memnuniyetini arttırmak için iyileştirme fırsatlarını tanımlamış ve önlem almış olmanız gerekir.


10.2 UYGUNSUZLUK VE DÜZELTİCİ FAALİYET KONTROLÜ


10.2.1. Sistemde bir uygunsuzluk meydana geldiğinde, uygunsuzluğu giderebilmek ve sonuçlarıyla başa çıkmak için harekete geçiyor, uygunsuzluğun kök nedenini ortadan kaldırma gereğini değerlendiriyor ve yapılan düzeltici faaliyetin etkinliğini gözden geçiriyor musunuz?

Yönetim sistemde bir uygunsuzluk meydana geldiğinde, uygunsuzluğu giderebilmek ve sonuçlarıyla başa çıkmak için harekete geçecek kabiliyetinizin, uygunsuzluğun kök nedenini ortadan kaldırma gereklerini değerlendirebilme faaliyetlerinizin ve yapılan düzeltici faaliyetin etkinliğinin de gözden geçirebiliyor olması gerekir.


10.2.2. Düzeltici faaliyet yapıldıktan sonra, düzeltici faaliyet sırasında bulunan riskleri ve fırsatları değerlendirebilme ve gerektiğinde yönetim sistemini güncelleyebilme kabiliyetiniz var mı?

Düzeltici faaliyet yapıldıktan sonra, düzeltici faaliyet sırasında bulunan riskleri ve fırsatları değerlendirebilme kabiliyetinizin ve gerekirse yönetim sistemini güncelleyebilecek bir yapınızın olması gerekir.


10.3 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME KONTROLÜ


10.3.1. Kalite Yönetim Sistemi uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürekli olarak iyileştiriyor ve sürekli iyileştirmelere tabi tutuyor musunuz?

Yönetim Sisteminizin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürekli olarak iyileştirmeniz ve sürekli iyileştirmeye tabi tutacak bir yapınızın olması gerekir.


ISO 9001 Belgesi Uygunluk


Sonuç olarak, sisteminizde bazı eksiklikler tespit ettiniz! Ancak bunları rahatlıkla giderebilir, ISQ’ dan ISO 9001 Belgesi ve Kalite Yönetim Sistemi Denetimi ve Belgelendirmesi için en uygun ISO 9001 teklifi alabilirsiniz. IS0 9001 Belgesi Fiyatı size özel hazırlanacaktır.


Uzmanlarımız size hizmet vermek için emirlerinizi bekliyor…